Forberedelser til webinar

‍

Skal du holde webinar? Da bør du sette deg inn i hvilke forberedelser til webinar du bør gjøre. Slik gjennomfører du et vellykket webinar!

Et webinar er et digitalt seminar som gjerne formidles via strømming. Det kan inneholde alt et vanlig seminar ville inneholdt: foredrag, samtaler og workshops. Et webinar er ofte mer interaktivt enn et videomøte, og åpner for spørsmål fra deltakerne.

Lurer du på hva et webinar er? Da bør du ta en titt på vår artikkel om nettopp det!

Det trenger ikke ta lang tid med forberedelser til webinar. Lurer du på hvor du skal begynne? Her går vi gjennom viktige forberedelser til webinar før du kan sette i gang. Slik gjennomfører du et vellykket webinar.

Forberedelser til webinar

• Mål
• Tema
• Format og visuell profil
• Utstyr
• Struktur og innhold
• Promotering
• Hold webinaret
• Følg opp

Mål

Sett deg et mål som kan styre resten av dine forberedelser til webinar. Dette vil gi deg en rød tråd som gjør det lettere planlegge. Samtidig vil det gjøre webinaret lettere for deltakerne å følge med på. Få ting er så plagsomt som et digitalt seminar uten mål og mening.

Fordelene med webinarer er mange, men de er spesielt effektive måter å kommunisere med kunder, potensielle kunder og andre interesserte. Et webinar generer effektivt leads. Dette er fordi du kan følge opp interesserte leads som fyller ut påmeldingsskjema. Du blir også bedre kjent med kunder, og kundene blir bedre kjent med deg.

Du bør ha et mål knyttet til konvertering. Et webinar kan inngå som en del av bedriftens kommunikasjon og markedsføring. Som med disse vil man at webinaret skal føre til for eksempel økt salg av dine produkter eller tjenester. Eller kanskje du ønsker å nå ut til flere med budskapet ditt?

Sett et mål for webinaret, men ta hensyn til deltakernes behov også. La målet styre resten av dine forberedelser til webinaret. Gjør noe som både kan skape konvertering og samtidig ha verdi for deltakerne – slik gjennomfører du et vellykket webinar.

Tema

Tema og mål trenger ikke være akkurat det samme, men disse to er tett knyttet til hverandre. Det er viktig å ha begge på plass før du fortsetter med dine forberedelser til webinar.

Eksempel: Du selger kameraer. En workshop om redigering av film kan være relevant for din målgruppe. Målet ditt er kanskje å selge kameraer, og mot slutten kan du gi et godt tilbud til deltakerne.

Opplegget i eksempelet over har verdi for både bedriften og deltakerne. Slik gjennomfører du et vellykket webinar for både deg og de som ser på. Mål og tema vil påvirke resten av dine forberedelser til webinaret.

Format og visuell profil

Format og visuell profil må passe mål og tema. Et digitalt seminar kan som sagt inneholde alt et vanlig seminar inneholder. Skal du prate alene eller sammen med noen i bedriften foran et kamera? Eller skal du invitere gjester til en panelsamtale?

Skal du holde presentasjon?

Du må også vurdere om du skal holde en presentasjon, eller om du vil snakke fritt. Ofte kan det være fint med noen stikkord på et lysbilde for at deltakerne skal huske viktige punkter. Kanskje har du en presentasjon fra før du kan bruke?

Under punktet “Struktur og innhold” skriver vi mer om hva en presentasjon bør inneholde. Ikke alle webinarer trenger å inneholde en presentasjon. Du kan også snakke foran kameraet – eller kombinere. Valget vil også til en viss grad påvirke eller avhenge av hvordan du vil formidle webinaret.

Formidling: Videokonferanse eller videoplattform?

I vår sak om webinar sammenligner vi Zoom, Teams, Livestorm og YouTube. Det finnes flere alternativer der ute. Her er det viktig å skille mellom videokonferanse og videoplattform. Zoom er et eksempel på førstnevnte, og YouTube på sistnevnte.

Forskjellen mellom de to går på en unik egenskap ved webinar. Med videokonferanse kan webinaret nemlig bli mye mer interaktivt. Her kan man stille spørsmål til deltakerne, inkludere avstemninger og digitale håndsopprekninger.

Spørsmål og svar gir deg muligheten til å kommunisere med deltakerne på en effektiv måte. Du kan lære mye om nye og eksisterende kunder på denne måten. Det er også en fin måte å holde på deltakernes oppmerksomhet.

Med videokonferanse kan du også dele skjermen din, slik at du lettere kan holde en presentasjon. Her vil deltakerne kunne se slides i høy oppløsning.

En videoplattform som YouTube lar deg strømme video, men har ikke mye interaktivitet utover en chat-funksjon. Hvis du vil holde en presentasjon her, må det skje foran et fysisk lerret. Da kan det være vanskelig å få til god kvalitet på lysbildene.

Formidling: Strømming eller opptak?

Som regel strømmes webinar. Noen gjør opptak og legger ut etterpå. Dette er også mulig, men du vil da gå glipp av “her og nå”-stemningen. Heldigvis kan du gjøre opptak mens du strømmer. Da får du fordelene ved begge deler.

Utstyr

Mål, tema og format vil påvirke hvilket utstyr du trenger. Kanskje vil utstyret også bestemme hva slags webinar du har mulighet til å holde. Her vil bedriftens behov avgjøre.

Når du vet hva slags utstyr du trenger, må du også sette deg inn i bruk av det. Sjekk også at alt fungerer slik som det skal. Under følger en rask gjennomgang av hva slags utstyr du trenger.

Kamera og mikrofon

Kamera avhenger av hva du vil gjøre. Laptopkameraet eller telefonen kan være nok i noen tilfeller, mens man i andre trenger bedre oppløsning. Det avhenger også av om fokuset skal være på den som står foran kameraet, eller på presentasjonen.

Logitech BRIO 4K: Stream Edition er dyrt, men her betaler du for høy kvalitet. I TechRadar sin test av webkamera går Logitech StreamCam til topps. Du kan også gjøre mobilen til et webkamera med egne apper. Les mer om dette på Tek.no.

Flere av disse har innebygde mikrofoner. Prøv deg frem litt med avstand for å se om du er fornøyd med kvaliteten. Hvis ikke bør du vurdere å skaffe en separat mikrofon.

Raskt internett

Du må ha raskt nett og stødig tilkobling for å strømme i god kvalitet uten avbrudd. Bruk heller kabel enn wifi – det er stødigere. Prøv å unngå at mange andre er koblet til nettet samtidig.

Slik gjennomfører du et vellykket webinar med tanke på netthastighet: Livestorm, et webinarprogram, anbefaler 15 Mb/s opp- og nedlasting for optimalt resultat. Deltakerne anbefales å ha 5 Mb/s. Test gjerne internetthastigheten din god tid i forveien.

Videokonferanse eller videoplattform

Som nevnt er det flere muligheter her. Zoom, Livestorm, ClickMeeting, GoToWebinar, WebinarJam er alle gode alternativer. Innen videoplattformer er YouTube, Vimeo og Twitch muligheter.

Sosiale medier eller nettside

Husk å promotere webinaret ditt på egen nettside og sosiale medier. Dette er veldig viktig for å få nok deltakere. Mer om dette lenger ned i artikkelen.

Lokale

Et lokale er kanskje ikke utstyr, men som med utstyret må du sjekke at lokalet er i orden. Det er viktig å ha et lokale uten distraksjoner – både for den som snakker og de som ser på. Bruk gjerne et møterom, eller kanskje kontorlokalet etter andre ansatte har gått hjem.

Det er også viktig at du unngår støy, og at lokalet er riktig belyst. Støy vil gjøre det vanskelig å høre den som snakker, og kan i verste fall ødelegge alt sammen. Både kraftig og svakt lys kan være forstyrrende. Velg et lokale med konstant lys, eller ta med ekstra belysning – som en lampe.

Struktur og innhold

Nå har du mål, tema, format, utstyr og lokale på plass. Før du kommer i gang med promotering må du sette opp en struktur og produsere innholdet ditt. Du må kunne fortelle deltakerne dine hva du kommer til å snakke om og hva som skal skje. Dette bruker du i promoteringen.

Innholdsfortegnelse

Det er selvsagt også viktig at dette kommer tydelig frem underveis. Du bør lage en slags plan eller innholdsfortegnelse som du kan presentere på starten av webinaret. Nå kan du også velge å lage en presentasjon eller annet innhold du trenger.

Manus

Folk er forskjellige, men stikkord er som regel lurt. Da blir det ikke like fristende å lese opp direkte fra manuset. Det er som regel mer engasjerende om man snakker relativt fritt. Statisk opplesning er noe du bør unngå for enhver pris!

Tenk tilbake på mål og tema. Hva er viktigst for å formidle budskapet ditt? Hvordan skal du oppnå konvertering? For eksempel kan du avslutte med en oppfordring eller et tilbud.

Slik gjennomfører du et vellykket webinar:

• Intro:Hva handlet dette om? Hvilke punkter skal du gjennom? Hva kan deltakerne forvente?
• Hoveddel:Snakk om tematikken. Legg gjerne inn en pause underveis hvor du kan utnytte de interaktive mulighetene ved et webinar. Be deltakerne om å stille spørsmål, eller still spørsmål til deltakerne dine.
• Avslutning:Konkluder og oppsummer. Her kan du gjerne også åpne for spørsmål fra “salen”. Er det her du skal komme med et tilbud eller oppfordre til bruk av din bedrift, ditt produkt eller tjeneste?

Presentasjon

En presentasjon kan gi både deg og deltakerne knagger å henge det du sier på. Presentasjonen kan illustrere det du sier, eller understreke viktige poenger. Dette er imidlertid alt en presentasjon er. Ikke legg alt du skal si i presentasjonen.

Slik gjennomfører du et vellykket webinar med presentasjon:

• Start gjerne med noe som fanger deltakernes oppmerksomhet.
• Innholdsfortegnelse: Hva inneholder presentasjonen?
• Unngå slides med for mye tekst. Her trenger du som regel toppen et stikkord eller en setning per poeng.
• Fokuser heller på det visuelle. Prøv å finne bilder eller modeller som illustrerer det du snakker om.
• Bruk presentasjonen til å skape tempo. Du trenger ikke dvele ved samme slide i evigheter.
• Avslutt med å konkludere, oppsummere og takke for oppmerksomheten.

Video

En video kan fungere fint i et foredrag for å visualisere et poeng, eller for å gjøre et tungt tema litt lettere. Her er du riktignok allerede på en måte på video, og det kan være vanskelig å bruke nye videoer for å visualisere. Samtidig vil et kort klipp kunne være hjelpsomt i noen tilfeller.

Du kan også lage en trailer eller teaser til webinaret. Da kan lage en kort video hvor du presenterer tema, hvem som skal snakke, tidspunkt og hvordan man melder seg på. En engasjerende video kan være mer effektivt enn en post om det samme.

Promotering

Påmeldingsskjema

Lag et påmeldingsskjema på nettsiden eller i programmet (Zoom, Livestorm osv.) du bruker. Prøv å optimalisere med tanke på nøkkelord så interesserte får det opp når de søker på tematikken i Google. Inkluder viktig info om tema, hvem som snakker, tidspunkt og lignende.

Promoter på sosiale medier og nettsiden

Det er som nevnt viktig å promotere webinaret på sosiale medier og nettsiden til bedriften. Lag gjerne et Facebook-event eller en post med samme viktige info som i påmeldingsskjemaet. Du må huske å linke til skjemaet.

Et Facebook-event vil gi deltakerne påminnelser om at datoen nærmer seg. Det må du også gjøre. Du kan eksempelvis sende en mail noen uker før, så en ny mail dagen før og så igjen samme dag. Da forsikrer du deg om at deltakerne både setter av tid, og at de får en påminner om de skal ha glemt det i mellomtiden

Ta gjerne kontakt med andre som kan hjelpe deg med å promotere. Dette kan eksempelvis være relevante nettsider eller blogger. Det finnes også flere grupper på Facebook hvor dette kan være relevant. Her har du muligheten til å nå flere enn dine egne følgere.

Hold webinaret

Den store dagen er her! Nå gjelder det bare å puste, holde tunga rett i munnen og gjøre som du har planlagt. Du bør kjenne presentasjonen eller agendaen din godt.

Det er viktig at du faktisk følger innholdsfortegnelsen. Da vil det bli lettere for deltakerne å forholde seg til. For mange omveier kan gjøre det vanskelig å følge med.

Husk å sjekke alt av utstyr før du starter. Du kan for eksempel gjøre det ved å opprette en Zoom-videokonferanse med noen i bedriften. Da finner du fort ut om det er noe galt med lyd eller bilde. Husk å trykke record før du starter!

Følg opp

Etter du er ferdig kan du ta kontakt med leads. Dette kan du gjøre dagen etter via e-post. Her kan du oppfordre til bruk av bedriftens tjenester eller produktet, fortelle hvor de finner mer informasjon eller promotere nye webinarer.

Slik gjennomfører du et vellykket webinar

Du har nå fått en innføring i forberedelser til webinar. Prøv å følge disse så godt det lar seg gjøre – for slik gjennomfører du et vellykket webinar.

‍